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ASSISTANTE COMPTABLE ET ADMINISTRATIVE - Siège

  • Vaulx-en-Velin, 69120

  • CDI

  • 08/07/2025

Description

La #teamlefroid donne tous les jours le meilleur d’elle-même pour rendre un service de qualité, et ainsi fidéliser sa clientèle. Cela fait partie de l’ADN de notre entreprise. Avec nos 19 agences commerciales et nos 275 collaborateurs en France, nous mettons notre expertise technique au service de tous les projets en froid commercial et industriel. Entreprise dynamique, nous gagnons chaque jour des parts de marché, ce qui nous confère une notoriété incontournable dans la distribution de composants pour les métiers de la réfrigération, de la climatisation et des énergies renouvelables. C’est au professionnalisme de nos équipes, à notre audace et à notre créativité que nous le devons. Sans cesse en recherche de produits innovants parmi nos nombreux fournisseurs, nous nous adaptons constamment pour offrir une solution sur-mesure à l’ensemble de nos clients. L’évolution devient ainsi le moteur pour chacun de nos collaborateurs, parce que leur développement professionnel assure le devenir prospère de notre société. L’engagement, l’expertise et l’humain sont nos valeurs. Résonnent-elles en vous ? Alors, nous avons besoin de vos compétences pour aller encore plus loin !

Mission

Gestion des ouvertures de comptes clients

  • Procéder à l'ouverture des comptes clients dans SAP en respectant les procédures internes et en vérifiant l’exactitude des informations.

  • Intégrer les remises clients selon les seuils définis par la Direction.

  • Assurer la cohérence et l’intégrité de la base client :

    • Auditer périodiquement les autorisations de vente de fluide (ADEME).

    • Gérer l’envoi des courriers de péremption des ADC.

🔹 Gestion de la facturation et des avoirs

  • Établir les avoirs Sérénité, SAV et factures de commandes sur SAP.

  • Rédiger et envoyer les courriers SAV liés aux avoirs.

  • Créer et diffuser les avoirs commerciaux pour l’ensemble de la société, dans le respect des procédures internes.

🔹 Assistance à la comptabilité CLIENTS

  • Saisir les chèques des engagements de service dans l’ERP.

  • Suivre les litiges à la demande du service comptabilité CLIENTS.

  • Gérer l’envoi des remises de chèques clients aux banques.

  • Traiter la boîte mail générale « comptabilité » : dispatcher les mails, répondre aux clients (copie de facture).

🔹 Accueil physique et téléphonique

  • Accueillir les visiteurs, gérer l’ouverture/fermeture du rideau accueil, contacter les collaborateurs concernés.

  • Répondre au standard téléphonique du siège.

  • Gérer la boîte mail nationale : transmettre commandes et demandes aux agences ou services concernés.

🔹 Logistique et fournitures

  • Centraliser et gérer les commandes de fournitures pour le siège, contrôler et valider celles des agences.

  • Vérifier et réapprovisionner les stocks de consommables siège/agences.

  • Veiller à la propreté et à l’équipement des salles de réunion.

  • Participer à l’organisation et à la préparation des événements internes (réunions, formations, manifestations clients).

🔹 Tâches administratives du siège

  • Organiser les déplacements du personnel.

  • Préparer et envoyer les mailings des engagements de service.

  • Préparer les courriers de relance labo.

  • Gérer le courrier (affranchissement, LRAR, distribution).

  • Gérer les amendes (PV).

  • Réaliser les statistiques quotidiennes (Esendex, déchets).

  • Contribuer aux missions administratives diverses du siège.

Profil

  • Formation Bac+2 minimum en gestion administrative, assistanat ou comptabilité.

  • Expérience confirmée dans un poste polyvalent mêlant accueil, administration et suivi comptable.

  • Maîtrise de SAP et bonne aisance sur les outils bureautiques (Excel, Outlook…).

  • Connaissance des processus de facturation, avoirs et suivi de comptes clients appréciée.

  • Rigueur, sens de l’organisation et respect des procédures.

  • Qualités relationnelles, sens de l’accueil et du service.

  • Discrétion, diplomatie et bonne gestion des priorités.